Как запустить электронный документооборот между организациями. Система электронного документооборота – что это и зачем нужно? Какими способами можно обмениваться электронными документами
Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена .
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Плюсы электронного документооборота
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
- Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
- Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.
Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.
Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.
Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.
Взгляд сверху: нужны ли перемены?
Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.
Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?
Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.
Способы обмена электронными документами
- Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
- Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
- Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Три простых шага к ЭДО
- подключиться к оператору;
- приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
- подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора
Подключение к оператору
В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.
Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты
Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .
Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.
Подключение контрагентов
Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.
Первый вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.
Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.
Вместо заключения
Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.В следующем выпуске
Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.В конце мая 2011 года Минфином сделан еще один шаг к внедрению электронного документооборота - появился приказ, который утвердил порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Но для того, чтобы получить реальный экономический эффект от использования безбумажных технологий, важно перевести весь документооборот* в электронный вид. Фирма "1С" готова предоставить своим пользователям такие возможности.
НК РФ
ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
Федеральный закон № 63-ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ
от 25.04.2011 № 50н
Движемся к обмену электронными документами с контрагентами
Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела в экономике уже давно. Внедрение обмена электронного документами с контрагентаминесет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т. д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, сокращение количества ошибок, возможность оперативного поиска нужного документа в электронном архиве.
Теперь и государство многое делает в этом направлении. В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи», которым установлена юридическая значимость электронных документов, подписанных ЭЦП. К сожалению, нормы этого закона не действовали на счета-фактуры, о чем была специальная норма в НК РФ . Теперь это ограничение снято.
Летом прошлого года в НК РФ были внесены изменения, предусматривающие возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки и наличии технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
6 апреля 2011 года Президент РФ подписал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение недостатков действующего Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также на расширение сферы использования электронных подписей.
И, наконец, 25 мая 2011 года приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» прошел регистрацию в Минюсте России (регистрационный номер 20860).
Минюст России зарегистрировал порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
Порядок устанавливает, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через одного или нескольких, имеющих совместимые технические средства, операторов электронного документооборота. Обратите внимание на то, что применение электронных счетов-фактур допускается только по взаимному согласию сторон сделки. Таким образом, использование электронных документов является правом, а не обязанностью контрагентов. В Порядке прописано, какой день считать датой выставления и датой получения электронных счетов-фактур, регламентирована процедура внесения исправлений в них.
Порядок вступает в силу с момента его официального опубликования (п. 2 приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Фактически его можно применять после появления аккредитованных операторов электронного документооборота* и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).
Примечание:
* Порядок аккредитации фирм в качестве операторов электронного документооборота должна утвердить ФНС России. После аккредитации операторов с ними будет согласован, а затем поддержан в экономических программах фирмы "1С" соответствующий механизм обмена.
В экономических программах фирмы «1С» возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде будет реализована после утверждения указанных выше документов, форматов.
Внедрение электронных счетов-фактур послужило стимулом к максимально широкому использованию в электронном виде других документов бухгалтерского, налогового и финансового учета.
Обмен электронными документами с контрагентами в "1С:Предприятии 8"
Уже сейчас в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность обмениваться документами, порядок обмена которыми законодательством не регулируется (например, счета, накладные, каталоги товаров, прайс-листы, заказы, в том числе документы в произвольной форме). Из программы возможен прямой обмен "Продавец - Покупатель" (по e-mail или общий файловый каталог на сервере).
При разработки механизма обмена электронными документами в "1С:Предприятии 8" стояла задача реализовать простой механизм настройки и обмена с максимально удобным интерфейсом. Документы подписываются электронно-цифровой подписью и отправляются получателю одним нажатием кнопки. Если участники обмена договариваются между собой о том, что не все пересылаемые документы обязаны быть юридически значимыми, то для отдельных видов документов можно не использовать ЭЦП.
Для удобства использования в систему встроена система подсказок (по шагам), которая сообщает пользователю о следующем необходимом действии в работе с электронным документом.
Для удобства пользователей в программе также реализованы:
- гибкая настройка шагов в работе с электронными документами в пользовательском режиме;
- формирование электронного документа сразу в нескольких общепринятых форматах задаваемых пользователем;
- привязка сертификата подписи к определенным видам подписываемых электронных документов, а также проверка корректности сертификата подписи при отправке или получении;
- автоматическое отслеживание актуальной версии электронного документа по документу учетной системы;
- просмотр перечня всех электронных документов с их краткими характеристиками в привязке к документу учетной системы;
- ведение подробного журнала событий по действиям с электронными документами;
- просмотр содержимого электронного документа на экране в привычном для пользователя печатном виде, установка ЭЦП или отправка на доработку автору документа, а также возможность выгрузки электронного документа с установленными ЭЦП в каталог на диск;
- сравнение 2-х версий электронных документов.
- отдельная эргономичная форма для обработки подготовленных к подписи электронных документов с разбивкой по сертификатам подписей ответственных сотрудников организации;
- автоматическое формирование документа учетной системы на основе содержимого полученного электронного документа.
В дальнейшем обмен электронными документами с контрагентами будет реализован в других решениях на платформе "1С:Предприятие 8".
В заключении еще раз отметим, что с внедрением обмена электронного документами с контрагентами появляется возможность повысить уровень качества обработки и обмена актуальной информацией, сократить количество ошибок, встречающихся при "ручном" вводе, а также снизить трудоемкость и время обработки документов.
Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.
Виды электронных документов
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.
Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.
Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.
Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.
Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Варианты электронного документооборота
Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.
Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.
При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).
Основные функции системы электронного документооборота
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Преимущества электронного документооборота
К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:
централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
быстроту подписания документов;
возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
быстрый поиск документов.
Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота
Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:
разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.
В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.
ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
- Вступаем в эпоху ЭДО
Сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты...
- При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков
А несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме...
- 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией
Которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. ... качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и... и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является... которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много... простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет... 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых...
- Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации
Заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по... обеспечению ЭДО с налоговым органом; или предоставить... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику...), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки...
- Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности
Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по...
- Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять
На площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию... обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать... * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам. Какие изменения ждут...
Статьи по теме
